업무 메일 답장 예시: 수락·거절·일정 조율

“요청하신 자료는 금요일 오후 3시까지 전달드리겠습니다.”처럼 결과와 기한을 한 문장에 씁니다.

확인이 필요한 조건이 있으면 바로 다음 문장에 질문을 붙입니다.

거절 결론을 모호하게 숨기지 말고 현재 어려운 이유를 짧게 설명합니다.

가능한 범위, 대체 일정, 담당자 연결 중 하나를 대안으로 제시합니다.

가능한 시간을 두세 개 제시하고 시간대와 예상 소요 시간을 함께 적습니다.

상대가 선택하면 되는 구조로 마무리하면 왕복 메일을 줄일 수 있습니다.

수락 메일은 “요청하신 2분기 매출표를 확인했습니다. 수정본은 7월 17일 오후 2시까지 공유드리겠습니다.”처럼 대상과 기한을 함께 씁니다. 일정 조율은 “화요일 10시 또는 수요일 15시 중 가능하신 시간을 알려주세요. 회의는 30분 예정입니다.”처럼 선택지를 줍니다.

거절 메일은 “이번 주에는 마감 업무로 추가 검토가 어렵습니다. 다음 주 화요일부터 확인하거나, 급한 항목 세 개를 먼저 보내주시면 우선 검토하겠습니다.”처럼 제한과 가능한 대안을 분리합니다.

AI 초안이나 템플릿은 상대 이름, 조직명, 숫자, 날짜를 자동으로 보장하지 않습니다. 특히 “확정”, “보장”, “문제없음” 같은 표현은 권한과 책임 범위를 넓힐 수 있으므로 실제 합의 수준에 맞춰 수정합니다.

제목에는 요청 또는 결론을 짧게 담고, 본문에서 언급한 첨부 파일이 실제로 붙었는지 확인합니다. 여러 사람이 받는 메일은 수신·참조 대상을 다시 보고 불필요한 개인정보나 이전 대화가 포함되지 않았는지 점검합니다.